Квалификационные характеристики должностей и должностные инструкции работников

метки: 

трудовое право

кадровое делопроизводство

инструкция

обязанности

05 февраля 2003
  Справочник кадровика, 7-2000
М.В. КАРЛОВА, старший научный сотрудник, Институт труда при Минтруде России

К числу основных нормативных документов, регламентирующих труд служащих, занятых в отраслях экономики, относятся квалификационные характеристики должностей, призванные способствовать правильному решению вопросов разделения и кооперации труда посредством четкого определения должностных обязанностей работников и предъявляемых к ним квалификационных требований. Должностные квалификационные характеристики являются основой для разработки должностных инструкций – регламентов деятельности служащих на уровне предприятий, учреждений, организаций.

Должностная инструкция является организационно-распорядительным документом, определяющим совокупность трудовых функций (должностных обязанностей) каждого работника, его права и ответственность за выполненную работу, а также нормативной основой для правильного применения мер дисциплинарного и материального воздействия. Наличие на предприятиях, в учреждениях и организациях должностных инструкций способствует объективной оценке деятельности работников, установлению соответствия их занимаемым должностям при проведении аттестации.

Целесообразно при назначении работника на должность установить круг его компетенции исходя из соответствующей должностной инструкции и обеспечить обязательное выполнение закрепляемых за ним функций.

Должностные инструкции разрабатываются применительно к наиболее рациональному разделению труда между руководителями, специалистами и другими служащими. Они дают возможность на основе определения конкретного круга обязанностей каждого исполнителя четко распределить между ними выполнение функций, исключить неоправданное дублирование, обеспечить взаимосвязь в работе служащих, занимающих различные должности, а также обязательность и своевременность осуществления закрепленных за ними работ. Кроме того, инструкции позволяют систематизировать и обобщать положительный опыт организации труда, применения наиболее рациональных приемов и методов работы.

Квалификационные характеристики массовых должностей, общих для всех отраслей экономики и наиболее широко используемых на практике, утверждаются Минтрудом России, а должностей, специфических для различных сфер деятельности, разрабатываются соответствующими министерствами (ведомствами) и утверждаются в установленном порядке после их согласования с Минтрудом России.

В настоящее время в отраслях экономики применяется Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, разработанный Институтом труда, который является официальным изданием, утвержденным постановлением Минтруда от 02.08.98 № 37.

В Квалификационный справочник включены квалификационные характеристики более 240 должностей служащих. Справочник призван обеспечить рациональное разделение труда, создать действенный механизм разграничения функций, полномочий и ответственности на основе четкой регламентации трудовой деятельности работников в условиях рыночной экономики. Справочник дополнен новыми квалификационными характеристиками должностей служащих: аудитора, аукциониста, брокера, дилера, менеджера, специалиста по маркетингу и др. В нем содержатся также квалификационные характеристики по традиционным должностям, в которые внесены существенные изменения и дополнения.

Во всех квалификационных характеристиках унифицированы нормативы регламентации труда работников в целях обеспечения единого подхода к подбору персонала соответствующей квалификации и соблюдения единых принципов тарификации работ, основанных на их сложности. Все квалификационные характеристики пересмотрены с учетом новейших законодательных и нормативных правовых актов Российской Федерации.

Квалификационные характеристики должностей служащих предназначены для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных форм собственности, организационно-правовых форм и отраслей экономики независимо от их ведомственной подчиненности. На основе квалификационных характеристик, включенных в Справочник, а также действующих в различных отраслях, разрабатываются должностные инструкции для конкретных работников.

В характеристиках должностей приводится перечень основных, наиболее часто выполняемых на предприятиях, в учреждениях и организациях работ исходя из сложившегося разделения и кооперации труда. При составлении должностных инструкций уточняются обязанности, предусмотренные в характеристиках, с учетом особенностей организации производства, труда и управления. При этом возможно исключение работ, несвойственных данной должности в конкретных организационно-технических условиях, либо расширение круга обязанностей исполнителей за счет включения в перечень работ, предусмотренных в характеристиках других должностей, родственных по содержанию работ, относящихся к одной функции управления, выполнение которых не требует другой специальности, квалификации или изменения должностного наименования.

При определении круга должностей для разработки их квалификационных характеристик осуществлена группировка должностей по однородности содержания и характеру выполняемых работ, а также входящих в состав одного подразделения либо относящихся к одной категории служащих (руководители, специалисты, другие служащие).

Устанавливая конкретные наименования должностей, на которые разрабатываются характеристики или должностные инструкции, необходимо обеспечить их точное соответствие Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94).Каждая квалификационная характеристика состоит из трех разделов: “Должностные обязанности”, “Должен знать” и “Квалификационные требования”.

В разделе “Должностные обязанности” перечисляются работы, выполнение которых полностью или частично поручается работнику, занимающему данную должность. Этот раздел является основным, поскольку содержание работ определяет само наименование должности, ее роль и место в структуре предприятия, учреждения, организации, а также требования к знаниям и квалификации работников, необходимым для замещения соответствующей должности и выполнения установленных обязанностей.

С учетом различий в объеме и разнообразия работ, степени самостоятельности в принятии решений допускается разная детализация обязанностей работников. Если в характеристиках должностей руководителей эти обязанности излагаются довольно укрупненно, то в обязанности исполнителей включаются более конкретные виды работ. Степень их дифференциации тем больше, чем очевиднее стереотипность выполнения и меньше требуемая для этого квалификация исполнителей.

Такой порядок перечисления должностных обязанностей облегчает практическое применение квалификационных характеристик, осуществление сравнительного анализа степени разнообразия работ, предусматриваемых по той или иной должности, а также решение вопросов, связанных с совершенствованием разделения труда служащих.

В разделе “Должен знать” содержатся основные требования, предъявляемые к работникам в отношении знаний законодательных актов, приказов, распоряжений, инструкций и других руководящих и методических документов, а такжеспециальных знаний, необходимых для успешного выполнения всех работ, предусмотренных по соответствующей должности. Содержание раздела “Должен знать” устанавливается исходя из перечня должностных обязанностей работников и строится в определенной последовательности.

Прежде всего формулируются требования к знаниям нормативных документов и методических материалов, определяющих порядок выполнения предусмотренных функций. Далее следуют требования к знаниям, вытекающие из основной деятельности по той или иной должности. При этом в зависимости от содержания должностных обязанностей и степени самостоятельности их выполнения они дифференцируются. Так, для замещения одних должностей или групп должностей обязательны знания технологии производства продукции, экономики и организации труда и управления, а для других – достаточно знаний их основ. Важная особенность этого раздела – лаконичность и унификация формулировок специальных знаний, особенно применительно к группам должностей, относящихся к одной функции управления.

Главный бухгалтер должен знать: законодательные акты, постановления, распоряжения, приказы, руководящие, методические и нормативные материалы по организации бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций и составлению отчетности; формы и методы бухгалтерского учета на предприятии; план и корреспонденцию счетов; организацию документооборота по участкам бухгалтерского учета; порядок документального оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с движением основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств; методы экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности предприятия; правила эксплуатации вычислительной техники; экономику, организацию труда и управления; рыночные методы хозяйствования; законодательство о труде; правила и нормы охраны труда.

В разделе “Квалификационные требования” определены уровень и профиль специальной подготовки работника, необходимые для выполнения предусмотренных обязанностей, и требования к стажу практической работы.

Требования к квалификации, устанавливаемые в характеристиках должностей, определяются исходя из сложности выполнения работ, входящих в должностные обязанности работников.

Каждая квалификационная характеристика является нормативным документом, регламентирующим содержание выполняемых функций работников и способствующим обеспечению оптимальной технологии трудовой деятельности, рационального разделения труда, высокой организованности, дисциплины и порядка на каждом рабочем месте, а также совершенствованию системы управления персоналом.

В зависимости от принятого на предприятии, в учреждении, организации разделения труда обязанности исполнителей могут быть расширены или сужены по сравнению с установленными в квалификационных характеристиках. В инструкции могут быть включены должностные обязанности, предусмотренные несколькими характеристиками, либо обязанности, входящие в состав одной характеристики, могут быть разделены между несколькими исполнителями. В должностных инструкциях могут закрепляться дополнительные обязанности, конкретизирующие содержание труда исполнителей, или исключаться из перечисленных в характеристиках работ те из них, которые несвойственны данной должности в конкретных условиях.

Требования к квалификации
Бухгалтер I категории: высшее профессиональное (экономическое) образование и стаж работы в должности бухгалтера II категории не менее 3 лет.
Бухгалтер II категории: высшее профессиональное (экономическое) образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное (экономическое) образование и стаж работы в должности бухгалтера не менее 3 лет.
Бухгалтер: среднее профессиональное (экономическое) образование без предъявления требований к стажу работы или специальная подготовка по установленной программе и стаж работы по учету и контролю не менее 3 лет.

Инструкции составляются по всем должностям работников, предусмотренным штатным расписанием. Исключение составляют руководители структурных подразделений, поскольку их права и ответственность определяются в соответствующих положениях, а также руководители предприятий, учреждений, организаций и их заместители, которые руководствуются в своей работе законодательными и нормативными правовыми актами, регламентирующими их деятельность.

Руководители подразделений осуществляют свои функции и права на основании утвержденных положений о соответствующих подразделениях. При этом в виду необходимости четкого разграничения обязанностей, прав и ответственности между руководителем и его заместителями, с тем чтобы исключить дублирование в руководстве и ответственности за работу, не исключается возможность разработки организационных документов для заместителей руководителей, определяющих их функции и разграничивающих полномочия.

При разработке должностных инструкций положительную роль призвана сыграть их типизация, способствующая обеспечению единого подхода к структуре их построения, формулировке содержания каждого из разделов, а также позволяющая устранить нерациональные трудовые затраты по их составлению. Типизацию должностных инструкций целесообразно осуществлять применительно к одноименным должностям служащих, работающих в подразделениях, близких по выполняемым функциям, а также к исполнителям, занимающим должности, полные наименования которых имеют одинаковое базовое именование.

Исходя из особенностей содержания и характера работ, выполняемых служащими различных должностных групп, инструкции разрабатываются с различной степенью их конкретизации. Так, учитывая отсутствие существенных отраслевых различий в содержании труда некоторых должностных групп, возможно применение для них типовых должностных инструкций (например, для конструкторов, модельеров, машинисток, лаборантов, бухгалтеров, инспекторов по кадрам, юрисконсультов). Допускается также составление индивидуальных персональных инструкций для конкретных исполнителей, учитывающих специфический характер возлагаемых на данного работника обязанностей, связанный с этим особый уровень ответственности, а также его возможности и способности к выполнению определенного вида работ. Как правило, такие должностные инструкции подлежат пересмотру при назначении на данную должность другого работника. Остальные инструкции должны пересматриваться при изменении функций работников в связи с осуществлением мероприятий по совершенствованию организации труда, техники и технологии выполнения закрепленных за исполнителем должностных обязанностей.

Учитывая большой удельный вес в должностных обязанностях технических исполнителей и некоторых специалистов часто повторяющихся и строго регламентированных работ, при составлении инструкций для этих работников рекомендуется более конкретно излагать их трудовые функции. Однако при высокой степени самостоятельности в выполнении закрепленных за исполнителями работ, их разнообразии и необходимости творческого подхода при обработке информации и разработке управленческих решений излишняя детализация обязанностей этих специалистов не обязательна.

При подготовке проектов должностных инструкций необходимо изучить процессы работы и сложившиеся взаимоотношения между отдельными исполнителями в подразделении, а также провести анкетный опрос работников о выполняемых ими обязанностях и предложениях о более целесообразном распределении работ внутри подразделения. В подготовке должностных инструкций участвуют руководители и специалисты подразделений, для которых они разрабатываются, а также работники кадровой и юридической служб.

При разработке должностных инструкций важно не только составить наиболее полный перечень должностных обязанностей работников, но и четко, недвусмысленно их сформулировать, принять определенный и единый для всех инструкций порядок и последовательность изложения должностных обязанностей: от основных, главных – к второстепенным, реже повторяющимся, занимающим меньший удельный вес в деятельности того или иного исполнителя.

Должностные инструкции по согласованию с профсоюзным органом подлежат утверждению руководителем предприятия, учреждения, организации либо его заместителем, в непосредственном подчинении которого находится подразделение, работникам которого инструкции разработаны. Весь круг вопросов, которые должны быть отражены в должностной инструкции, группируются в соответствующие разделы. В заголовке должностной инструкции указывается полное наименование должности и подразделения, в составе которого предусматривается данная должность.

В разделе “Общие положения” указываются: основные задачи работника; нормативные документы, которыми он руководствуется в своей работе; подчиненность работника; порядок его назначения и освобождения от должности; необходимый уровень профессиональной подготовки. Здесь же следует указать порядок замещения работника в случае его отсутствия. Замещение может иметь следующие формы: замещение вышестоящим работником, когда он хорошо осведомлен в вопросах, связанных с работой замещаемого под чиненного; замещение работником, равным по должности замещаемому, или подчиненным ему работником, что возможно при выполнении простых, постоянно повторяющихся работ; замещение несколькими лицами, когда вышестоящего работника замещают двое или несколько работников, между которыми распределяются его функции.

Следующий раздел инструкции – “Должностные обязанности работника”. При разработке этого раздела необходимо исходить из задач и назначения подразделения, а также работ, предусмотренных соответствующей квалификационной характеристикой. При этом важно разграничить работу между сотрудниками подразделения, особенно тщательно это должно быть сделано по должностям, близким по содержанию труда. В разделе следует дать полный перечень всех работ, которые необходимо выполнять при замещении данной должности в конкретных организационно-технических условиях.

При составлении данного раздела необходимо также использовать утвержденные положения о структурных подразделениях, с тем чтобы все функции, возложенные на то или иное подразделение, были реализованы через должностные обязанности его работников. Обязанности работников, замещающих аналогичные должности, определяются по направлениям деятельности (объектам управления) с учетом объема и сложности работ, а также установленных полномочий.В разделе “Права” закрепляются полномочия, которые предоставляются работнику для самостоятельного решения всех вопросов, относящихся к его компетенции.

При разработке данного раздела необходимо сформулировать основанные на должностных обязанностях полномочия, такие как право принимать решения и давать указания по конкретным вопросам, подписывать или визировать документы, представительствовать от имени структурного подразделения или трудового коллектива, получать необходимую информацию, осуществлять контроль и др.

Следующий раздел инструкции регламентирует персональную ответственность работника за свою деятельность, правильное и своевременное использование предоставленных ему прав, состояние дел на порученном ему участке работы, что основано на праве и обязанности принимать решения.

В самостоятельном разделе должны быть определены основные взаимосвязи исполнителя с работниками своего и других подразделений, а также с внешними организациями, необходимые для выполнения возложенных на него обязанностей. В нем указывается также информация, которая используется при выполнении должностных обязанностей, от кого и в какие сроки она поступает, какую информацию, когда и кому необходимо передать, какие документы и с кем готовятся совместно.

Нормативная база:
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 02.08.98 № 37
Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94)





  • онлайн сервисы HRDESK.RU это
  • неограниченное число оценок персонала
  • от 900 руб. в месяц
  • профилирование должностей
  • построение грейдов
  • групповые оценки (360°, 4D)
  • сравнение оцененных компетенций
  • с требованиями профилей должностей
  • ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО!
  • пройдите регистрацию
  • и получите демо-доступ на 3 дня!