Из форума на сайте www.kadrovik.ru

метки: 

кадровое делопроизводство

книга

личное дело

трудовая книжка

хранение и оформление документов

29 ноября 2005
  Справочник кадровика, 9-2005
КАДРОВИК.РУ
Из форума на сайте www.kadrovik.ru

О работе: Книга учета движения трудовых книжек

Книга учета движения трудовых книжек

В нашей компании нет книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Теперь решили, что надо иметь. Что мне делать? Взять все трудовые книжки и методично всех занести в эту книгу? Есть сотрудники, которые работают с 2000 г., есть те, кто работает неделю! Огромное количество поувольнялось. Мне, может, в алфавитном порядке всех записать, не переписывать же всех, кто работает с 1999 г. (год организации компании), и не подделывать, за всех росписи? Спасибо!

Re: Книга учета движения трудовых книжек

У меня была почти такая же ситуация. Когда я устроилась на работу, нашему предприятию было 12 лет, книга учета трудовых книжек была, но туда записывали трудовые книжки при увольнении работников, да и то не всех. Не знаю, может быть, есть и другой выход, но я взяла трудовые книжки всех своих 200 чел., которые работали на дату моего приема, завела эту книгу и все туда записала, но не по алфавиту, а по дате приема на работу.
Успехов вам!

Re: Книга учета движения трудовых книжек

Коллега правильно говорит. Берете трудовые книжки всех, кто работает на предприятии в настоящий момент, и вписываете по мере приема на работу в вашу организацию. Дату заведения журнала ставите ту, с момента которой работаете вы (или с которой приступили к обязанностям кадровика). Другого выхода нет. Тех, кто уволился на момент составления журнала, не вносите. В компании, где я работала прежде, журнал вообще был разбит на алфавитные страницы (для удобства), можете и вы так поступить – заносите на каждую букву всех по порядку приема в организацию.

Re: Книга учета движения трудовых книжек

Так и поступите. А росписей в журнале от работников не нужно собирать – новая инструкция этого не требует. К тому же у меня была ГИ и этот вопрос проговорила еще раз (у меня есть подписи работников). Удачи!

Re: Книга учета движения трудовых книжек

Это правильно. И подписи вам сейчас никакие не нужны. Только когда работник увольняется, он должен расписаться в этой самой книге и поставить дату выдачи трудовой книжки.

Мнение эксперта

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, форма которой утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69 “Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек”, относится к так называемым переходящим делам, т. е. ведется кадровой службой из года в год как основная учетная форма трудовых книжек. Записи в нее вносятся после оформления трудовой книжки:

– первичного оформления;

– приема на работу;
– оформления дубликата или вкладыша в трудовую книжку.

Записи в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним должны совпадать с датами проведения соответствующих процедур.

Порядок заполнения книги учета движения трудовых книжек Правилами ведения и хранения трудовых книжек (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225) не установлен. Но любая регистрационно-учетная форма, изданная в форме журнала (книги), предполагает ведение по хронологическому признаку. Отсюда вывод: первая запись относится к работнику, принятому на работу ранее других. Этого же порядка следует придерживаться и в том случае, если ранее учет трудовых книжек организация не вела.

При правильном регулярном ведении учета датой заведения книги будет дата регистрации первой трудовой книжки
Отдельного внимания заслуживает вопрос о датах. В графах 2, 3 и 4 проставляется день, месяц и год приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша к ней. Поэтому даже в тех случаях, когда работник кадровой службы в тот период времени не работал в данной организации, никаких нарушений здесь не будет. Ведь работник сдал трудовую книжку на хранение в организацию в момент приема на работу.

Однако на обложке книги учета необходимо проставить фактическую дату заведения книги. Причем следует отдавать себе отчет в том, что даты будут расходиться.

В графе 10 проставляется подпись кадровика, которая является распиской за прием трудовой книжки на хранение или за заполнение трудовой книжки (вкладыша). Если работник кадровой службы не имел отношения к этим процедурам (допустим, не работал в этой организации), тем не менее в настоящее время именно он несет ответственность за работу с трудовыми книжками, их сохранность и соблюдение правил учета.

Л.В. САНКИНА,
канд. ист. наук, доц. кафедры документоведения РГГУ

Копия паспорта в личном деле

Из форума на сайте www.kadrovik.org

О работе: Копия паспорта в личном деле

Копия паспорта в личном деле

Дайте, пожалуйста, ссылку на закон, где говорится о том, что копии паспорта и военного билета нельзя хранить в личном деле.

Re: Копия паспорта в личном деле

Почему вдруг нельзя?

Re: Копия паспорта в личном деле

Определите своей инструкцией о порядке ведения личных дел, что там должно быть, сверьтесь со специалистами архива, куда будете сдавать личные дела, – и вперед. Но мы копии таких документов храним “за пределами личного дела” (по нашей инструкции в кармашке папки л. д., а не в подшиве).

Re: Копия паспорта в личном деле

Извините за любопытство: а из чего возник этот вопрос? Были прецеденты, когда к вам за это были претензии? По-моему, в хранении копии нет ничего незаконного. Тем более если в вашей организации есть положение о защите персональных данных работника.

Re: Копия паспорта в личном деле

Тоже слышала о том, что копии военников в личном деле хранить нельзя. Лично я храню их в отдельной папке в алфавитном порядке и никому не даю!

Re: Копия паспорта в личном деле

5 Декабря 2003
На семинаре тоже говорили: ни в коем случае нельзя хранить в л. д. ксерокопии военных билетов, паспортов, ИНН, пенсионного свидетельства и т. д. В наших рядах возник легкий гул непонимания – возражения. Лектор же сказал, что мы должны все аккуратно переписать с оригинала и никаких копий в л. д. не вшивать. Хотя потом все же пришли к компромиссу: если у нас л. д. хранятся надлежащим образом (в сейфе, под замком, к ним нет несанкционированного доступа), то вроде бы можно хранить эти копии. – Вот такое неразрешимое противоречие. Или разрешимое? А у вас как?

Из опыта своей работы скажу, что без ксерокопий – никуда, к сожалению. Пусть я перепишу все данные и будут их иметь в карточке Т-2 – но вокруг нас миллион организаций, которым вынь да положь именно ксерокопии паспортов. И поэтому у меня тоже есть отдельная папка с копиями паспортов.

Re: Копия паспорта в личном деле

5 Декабря 2003
Я об этом тоже слышала: был случай – рассказывали о штрафных санкциях за обнаруженные копии паспортов, поэтому делаю так же: “в отдельной папке в алфавитном порядке и никому не даю!”

Мнение эксперта

Дискуссия на тему, можно ли хранить копию паспорта в личном деле работника, еще раз показывает, насколько необходима комплексная государственная регламентация всех сторон работы с документами. Личное дело – это как раз та форма работы, которая в очень незначительной мере отражена в нормативной базе.

Состав документов личного дела работника не регламентирован нормативными актами РФ. Единственный нормативный документ, на который можно сослаться, хотя и не отменен до настоящего времени, но морально устарел. Состав документов личного дела и порядок их расположения нормативно закреплен в начале 70-х годов Основными положениями Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). Состав документов личного дела государственного служащего определен Указом Президента РФ от 01.06.98 № 640 “О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы”. Ни в том, ни в другом нормативном документе копия паспорта в составе личного дела не фигурирует, но и запрета на ее включение тоже нет.

Положением о паспорте гражданина РФ, утв. постановлением Правительства РФ от 08.07.97 № 828, установлен образец бланка паспорта гражданина РФ и порядок его заполнения. Запрет на снятие копии с паспорта постановление Правительства РФ и Положение о паспорте не содержат.

Паспортные данные принадлежат к персональным данным физического лица и охраняются в соответствии со ст. 24 Конституции РФ. Персональные данные работника в соответствии с гл. 14 ТК РФ работодатель обязан охранять. Положение об охране и защите персональных данных относится к тем локальным нормативным актам, которые должны в рамках отдельно взятой организации конкретизировать все вопросы, связанные с получением, хранением, представлением органам государственной власти и органам государственных внебюджетных фондов паспортных данных работника.

Поскольку ни в одном из действующих нормативных актов нет прямого запрета на хранение в личном деле копий указанных документов, то такое хранение не будет являться каким бы то ни было нарушением.


Л.В. САНКИНА,
канд. ист. наук, доц. кафедры документоведения РГГУ

Нормативная база

Конституция Российской Федерации, ст.24
Трудовой Кодекс Российской Федерации
Указ Президента Российской Федерации от 01.06.98 № 640 “О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы” (с изм. и доп.)

Постановление Правительства Российской Федерации от 16.04.03 № 225 “О трудовых книжках” (с изм. и доп.)

Постановление Правительства Российской Федерации от 08.07.97 № 828 “Об утверждении Положения о паспорте гражданина Российской Федерации, образца бланка и описания паспорта гражданина Российской Федерации” (с изм. и доп. )

Постановление Минтруда России от 10.10.03 № 69 “Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек”







  • онлайн сервисы HRDESK.RU это
  • неограниченное число оценок персонала
  • от 900 руб. в месяц
  • профилирование должностей
  • построение грейдов
  • групповые оценки (360°, 4D)
  • сравнение оцененных компетенций
  • с требованиями профилей должностей
  • ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО!
  • пройдите регистрацию
  • и получите демо-доступ на 3 дня!