Автоматизированное проектирование системы управления персоналом

метки: 

управление персоналом

14 января 2003
  Справочник по управлению персоналом, 1-2002
З.А. Кучкаров, канд. техн. наук, директор Аналитического центра “Концепт”, вице-президент Ассоциации по управлению и организационному развитию, г. Москва
С.К. Шаляпина, канд. социол. наук, зам. директора Аналитического центра “Концепт”, г. Москва
В.В. Левенец, специалист по проектированию систем управления Аналитического центра “Концепт”, г. Москва

Персонал – наиболее важный ресурс, имеющийся в непосредственном распоряжении руководителей предприятий – зачастую недостаточно эффективно используется для успешной деятельности организации. Использование его с максимальной отдачей особенно существенно, поскольку на практике возможность манипуляции другими ресурсами – материальными и финансовыми – как правило, весьма ограничена.

Управление персоналом предприятия представляет собой сложную систему со своими структурными и функциональными связями. Изменение сложившейся структуры и функций персонала, как правило, вызывает нарушение устоявшихся взаимоотношений, снижает эффективность выполнения сотрудниками функциональных задач.

Для оптимизации сложных технологических систем в мировой практике используют современные информационные технологии и методы математического моделирования. Персонал предприятия также должен подчиняться определенным правилам, отвечать определенным требованиям, принятым в организации, а потому может соответствовать задачам моделирования. Научно спроектированный план оптимизации процессов управления персоналом может вызвать в момент внедрения кратковременное снижение эффективности выполняемых рабочих функций.

В основе применения автоматизированных технологий для проектирования оптимальных систем лежит создание некоторой модели – в рассматриваемом случае – модели системы управления персоналом. Модель такой системы должна как можно точнее описывать в формализованном виде существующую на предприятии структуру и функциональные связи системы управления персоналом. Автоматизированные информационные технологии дают возможность проверить все возможные варианты реализации системы управления персоналом на модели, и только затем внедрять выбранный вариант на “живом” предприятии.

Авторы предлагают рассмотреть методику проектирования и внедрения современной Системы управления персоналом (СУП) на предприятии с использованием компьютерных средств.

Для реализации проекта была спроектирована модель СУП. Основу этой модели составляет функциональная структура системы управления персоналом. Предлагаемая модель была разработана на основании результатов, полученных в ходе обследования кадровых служб более 10 организаций, в том числе: ООО “ЛУКОЙЛ – Пермнефтеоргсинтез”, ООО “ЛУКОЙЛ – Пермнефтепродукт”, “ЛУКОЙЛ – Нефтохим – Бургас” АД, ОАО “ЛУКОЙЛ – Одесский НПЗ”.

Все функции принятой модели СУП можно разбить на следующие группы:


     необходимые и поэтому присущие всем кадровым службам обследованных организаций – функции по движению персонала, по учету рабочего времени и т. д.;
     существующие только у части обследованных предприятий – функции по работе с молодыми специалистами, по обучению персонала, по работе с резервом, по управлению карьерой сотрудников и т. д.;
     отсутствующие у всех обследованных предприятий, но содержащиеся в научной литературе по управлению персоналом;
     новые (предлагаемые авторами данной статьи) – функции по обеспечению соответствия качественного (образовательного, возрастного, социального) состава персонала; управления системой управления персоналом, взаимодействия систем управления персоналом нескольких организаций и т. д.

Весь набор функций целесообразно разделить на две группы:


     функции управления СУП одной организации;
     функции взаимодействия СУП нескольких организаций.

В свою очередь, первые могут быть отнесены к функционированию, поддержанию или развитию СУП, а вторые складываются из функций управления работой кадровой службы и управления персоналом организации.

Персонал организации также рассматривается как своего рода система, а поэтому обладает системными свойствами.

Функции управления персоналом организации разбиваются на:


     управление повседневной деловой жизнью персонала, включающее мониторинг структуры организации, оформление движения персонала; управление стимулированием, нормирование труда, управление количественным составом персонала и др.;
     управление социальной поддержкой персонала: государственное и негосударственное пенсионное обеспечение, медицинское страхование, поддержка ветеранов и пенсионеров и др.;
     управление развитием персонала, включающее в себя функции выработки и реализации кадровой политики, повышения профессионального образования персонала, управления карьерой персонала и др.

Свои функции СУП реализует через так называемые процедуры взаимодействия персонала с получаемой информацией и ее переработкой. Такой подход к описанию функционирования системы часто называется процессным. Процессное (процедурное) описание принятой модели системы управления персоналом автор представляет следующим образом.

Каждому процессу (процедуре) соответствует набор характеристик:


     исполнитель (группа исполнителей) – физическое лицо (либо группа лиц), выполняющее данный процесс;
     входные данные – бланки, документы, информационные поля и другие ресурсы, изменяемые в результате выполнения данного процесса;
     выходные данные – документы, информационные поля и другие ресурсы, являющиеся результатом выполнения данного процесса;
     управляющие данные – документы (утвержденные инструкции, приказы и т. д.), информационные поля и другие ресурсы, на основании которых выполняется данный процесс.

Процедура внедрения спроектированной СУП

Этап 1. Обследование существующей системы управления персоналом на предприятии

Обследование существующей системы управления персоналом на предприятии необходимо для выявления уже выполняемых функций кадровой службой (или другими структурными подразделениями), и – самое важное – для уяснения методов их выполнения, которые в большой мере зависят от используемых информационных технологий и автоматизированных средств.

Этап 2. Определение границ внедряемой системы управления персоналом

Руководство предприятия после презентации разработанной функциональной структуры модели СУП, а также соотнесения ее с выполняемыми на предприятии функциями, выбирает те функции, внедрение которых, по его мнению, необходимо для успешной работы предприятия, а также отвечает возможностям предприятия.

Этап 3. Адаптация (подстройка) разработанной процессной модели СУП под существующую систему управления персоналом на предприятии

По результатам первых двух этапов руководство предприятия принимает решение о внедрении необходимого объема функций из числа имеющихся в разработанной модели СУП.

Таким образом, по окончании второго этапа в процессной модели остаются только выбранные руководством функции, а также функции, уже выполняемые на предприятии. Оставшиеся функции распределяются между имеющимися сотрудниками кадровой службы предприятия, либо руководством принимается решение об изменении организационной структуры предприятия. Затем все эти решения отражаются в процессном описании модели СУП: меняются исполнители тех или иных функций.

Этап 4. Формирование кадровых документов перспективной системы управления персоналом

На основе внедренной на предыдущих этапах функциональной структуры разработанной модели СУП, адаптированной к конкретному предприятию, формируются проекты кадровых документов: должностные инструкции сотрудников кадровой службы, положение о системе управления персоналом и т. п.

Этап 5. Обеспечение мониторинга внедренной модели СУП предприятия

В кадровую службу предприятия передается электронная версия модели СУП. Проводятся тренинги по ее освоению, по внесению изменений в процессное описание модели и формированию отчетов и кадровых документов.

Отметим, что разработка и внедрение системы управления персоналом предприятия с использованием методов автоматизированного проектирования обеспечивает следующие преимущества:

1. На предприятии создается оптимальная – с учетом имеющихся возможностей – система управления персоналом.

2. Служба персонала получает в виде электронной модели СУП эффективный инструмент для совершенствования HR-менеджмента на всех уровнях управления.

3. Наличие электронной модели СУП позволяет в полуавтоматическом режиме получать следующие материалы.

Кадровые документы:


     перечень сотрудников, организаций, коллегиальных органов, участвующих в системе управления персоналом;
     перечень должностных инструкций сотрудников, участвующих в выполнении функций системы управления персоналом;
     положение о системе управления персоналом;
     регламент выполнения бизнес-процессов системы управления персоналом;
     перечень документов, участвующих в реализации работы системы управления персоналом, и их оборот.

Аналитические отчеты:


     количественное распределение функций сотрудников предприятия, участвующих в выполнении функций системы управления персоналом;
     участие сотрудников, подразделений, служб в бизнес-процессах системы управления персоналом и т. д.

4. Имеющаяся в распоряжении службы персонала функциональная модель СУП позволяет легко адаптировать деятельность предприятия к динамично изменяющимся внешним и внутренним условиям существования (изменение конъюнктуры на рынке сбыта продуктов и рынке труда и т. п.):


     вводить, изменять, удалять функции системы управления персоналом;
     перераспределять функции сотрудников кадровой службы;
     вводить, изменять название, направление, удалять информационные потоки и т. п., что автоматически отражается в получаемых из нее вышеупомянутых аналитических отчетах и кадровых документах.

5. Реализация всех функций спроектированной модели системы управления персоналом обеспечивает работу целого управления персонала, подчиненного напрямую генеральному директору предприятия, либо его заместителю. При этом в управление включены следующие структурные подразделения:


     отдел персонала (отвечающий за базовые функции кадровых служб по оформлению приема, перевода, увольнения и т. д.);
     отдел развития персонала (функции по работе с молодыми специалистами, резервом на руководящие должности, управлению качественным составом предприятия);
     отдел социальной защиты и пенсионного обеспечения (функции государственного и негосударственного пенсионного обеспечения, социальной и психологической поддержки);
     учебный центр (функции повышения профессионального образования персонала);
     отдел оплаты труда (функции по материальному стимулированию, разработке и введению в действие систем и методик оплаты труда).




  • онлайн сервисы HRDESK.RU это
  • неограниченное число оценок персонала
  • от 900 руб. в месяц
  • профилирование должностей
  • построение грейдов
  • групповые оценки (360°, 4D)
  • сравнение оцененных компетенций
  • с требованиями профилей должностей
  • ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО!
  • пройдите регистрацию
  • и получите демо-доступ на 3 дня!