Аттестация: опыт усовершенствования процедуры

метки: 

управление персоналом

аттестация

внутренние коммуникации

оценка персонала

29 января 2003
  Справочник по управлению персоналом, 6-2002
И.Е. Дудник, директор по персоналу ТД “Русьимпорт”, г. Москва

Современный уровень развития бизнеса в России характеризуется обострением конкурентной борьбы, выходом ее на новый качественный уровень, когда наряду с традиционными для России формами: протекционизмом, открытой борьбой, лоббизмом и проч., все большую роль приобретает качество персонала компании, как фактор конкурентной борьбы, который позволяет побеждать тогда, когда остальные способы не работают. При прочих равных выигрывает тот, кто обладает более мощным потенциалом сотрудников.

Именно поэтому наиболее дальновидные собственники вкладывают немалые средства в развитие потенциала своих сотрудников. Однако прежде чем развивать сотрудника, необходимо понять – на каком уровне он находится в текущий момент своей деятельности и спрогнозировать возможную перспективу его развития завтра.

Именно эти цели преследуют оценочные процедуры, основной из которых является аттестация – один из важнейших компонентов системы управления персоналом. По мнению автора, в настоящее время его функции явно выходят за пределы оценки конкретного сотрудника.

Развитие процедуры аттестации в компании “Русьимпорт”

Аттестация, как процедура оценки персонала возникла в компании в 1998 – 1999 годах. Первоначальный вариант аттестации был традиционен и направлен на оценку руководителем своего подчиненного по ряду критериев. Основными из них были: выполнение своих функциональных обязанностей, достигнутые результаты деятельности, личные качества (стрессоустойчивость, самостоятельность, умение коммуницировать с коллегами, добросовестность, аккуратность, дисциплинированность, лояльность и др.).

Каждый параметр оценивался по 5 балльной шкале, сумма оценок и составляла качественный уровень сотрудника. Оценку проводил непосредственный руководитель сотрудника, он был обязан обсудить аттестацию с сотрудником и представить в аттестационную комиссию, где она обсуждалась и утверждалась на аттестационной комиссии. (См. рис. 1)

Рис. 1

Естественно, что в условиях интенсивной деятельности, аттестационная комиссия, в которую входили члены Совета директоров, Генеральный директор и руководители подразделений, не могла обсуждать результаты аттестации непосредственно с каждым сотрудником. Членам аттестационной комиссии раздавались уже обработанные бланки аттестации сотрудников, которые они просматривали и подписывали.

Если возникали споры и конфликты – они рассматривались на заседании аттестационной комиссии в присутствии сотрудника.

Несомненным достоинством аттестации была ее увязка с уровнем заработной платы сотрудника и его стимулированием (премирование). Аттестация проводилась два раза в год – в январе и июле.

Вместе с рядом преимуществ данная аттестация содержала и существенные недостатки:

    • Сравнительно высокая субъективность оценок, которые в значительной степени зависели от личности непосредственного руководителя и его отношения к сотруднику. Слабое влияние членов аттестационной комиссии на результаты аттестации, так как члены аттестационной комиссии, не всегда достаточно знали всех сотрудников и, в основном, опирались на мнение руководителя подразделения.
    • Небольшие возможности сотрудника влиять на результаты аттестации
    • Различное понимание критериев оценки личных качеств сотрудников руководителями. Например, “самостоятельность в работе” каждый руководитель понимал далеко не однозначно. Бывали случаи, когда сотрудник, обладающий высокой самостоятельностью в решении задач, собственным видением методов работы, попадал в разряд недисциплинированных сотрудников, только потому, что в критических ситуациях действовал самостоятельно, а не по указке руководителей.
    • Сложность для руководителей в оценке некоторых критериев. Например, у многих вызывала затруднение оценка таких качеств как креативность, гибкость ума и тому подобное. Иногда даже такой критерий как “результаты деятельности за аттестационный период” вызывал сложности.
    • Трудоемкость заполнения бланков аттестации, значительное количество времени, которое тратили руководители на оценку сотрудников.
    • Низкая информативность аттестации. По сути, она не давала никакой информации, кроме субъективного рейтинга сотрудника в подразделении.

В силу этих причин, назрела необходимость дальнейшего совершенствования оценки персонала.

Внедрение изменений в процедуру

Уже при подготовке очередной летней аттестации 2000 года, были внедрены следующие изменения:

  • новые оценочные бланки (см. Приложение 1);
  • введен второй аттестационный критерий – оценку сотрудником самого себя (аналогичный бланк для сотрудника, с несколько измененными, по форме, критериями).

Такой подход давал нам возможность понять – в чем расходятся оценки руководителя и сотрудника, оценивать стиль руководства менеджера подразделения (становилось очевидным, каких именно сотрудников высоко оценивает руководитель и почему), а также сотрудник получал возможность влиять на собственную оценку;

  • введен такой компонент, как цели и задачи сотрудника на следующий аттестационный период. Благодаря этому появилась возможность в конце следующего аттестационного периода сравнить планируемые результаты с реальными. (См. рис.2)

Рис. 2

  • были убраны все сложные для оценки критерии, оставили только те, которые позволяли, пусть на качественном уровне, но довольно точно отразить отношение руководителя к подчиненному.
  • внесены такие критерии как:
    • Общая удовлетворенность сотрудником
    • Готовность сотрудника, в случае необходимости не считаясь со временем и личными планами
    • Отношение к работе и т.п.

Данные критерии, в большей степени характеризуют виды отношений сотрудника и взаимодействие с ним.

  • для облегчения оценок, помимо баллов (по 10-ти балльной шкале) была введена оценка “Рейтинг сотрудника в подразделении” (ее выставлял только руководитель подразделения).

Руководителю подразделения предлагалось ранжировать всех сотрудников подразделения по заданному критерию. Общий балл вычислялся по формуле учитывающей оценку руководителя, оценку сотрудника, рейтинг сотрудника, а также интегральные оценки некоторых критериев. Обнаружились интересные случаи, когда итоговая оценка, входила в противоречие с рассчитанным рейтингом сотрудника в подразделении. Это хорошо видно на примере “Отдела по расчетам с покупателями” [фамилии изменены] (См. табл.1).

Таблица 1

№ п.п.Фамилия и инициалыИтоговый баллРейтинг
по оценке
руков.
Расчетный
рейтинг
(средний)
1.Иванова А.Н.4.313
2.Петрова О.Л.4.532
3.Сидорова К.И.4.821
4.Зозуля Р.О.3.554
5.Килаева Р.П.3.245

Из таблицы видно, что далеко не всегда оценка сотрудника руководителем, совпадает с его местом в коллективе, по оценке того же руководителя. Это означало, что руководители не слишком объективно подходят к оценке сотрудников. Особенно сложным было положение дел с оценкой профессиональных знаний, навыков, умений.

Проведя аттестацию по новой схеме, мы получили значительный объем материала, который требовал своего осмысления.

    1. Значительный объем полученной информации требовал быстрой обработки. Расчеты всех оценок и рейтингов были довольно трудоемки, потребовалось создание специального программного продукта для обработки результатов аттестации и хранения информации.
    2. Получен большой объем дополнительной информации: оценка сотрудниками положения дел в компании, предложения по улучшению бизнеса, критические замечания в адрес руководства и т.п.
    3. Эта информация потребовала быстрого реагирования, так как у сотрудника могло возникнуть ощущение, что его информация невостребована. Это повлекло организацию индивидуальных собеседований с сотрудниками по обсуждению их предложений и пожеланий, что создавало определенные проблемы.

    4. Мы научились измерять ОТНОШЕНИЯ, но вопрос оценки знаний и навыков, по-прежнему оставался открытым. Сложность заключалась в том, что качественные оценки и рейтинги, не позволяли корректно сравнивать сотрудников между собой и, главное, не позволяли оценивать потенциальные возможности дальнейшего использования сотрудника.

Выработался список проблем, над решением которых надо было работать дальше:

    1. Объективизации оценки знаний, навыков, умений сотрудников
    2. Большей объективизации системы ОТНОШЕНИЙ сотрудника. Мы использовали две составляющие: отношения сотрудника к себе, отношения в системе руководитель – сотрудник. Оставалась последняя составляющая: система сотрудник – коллеги.
    3. Необходимо разделить профессиональную и человеческую составляющие в оценке сотрудника (он может быть очень хорошим человеком, но не слишком хорошим профессионалом)
    4. На основе аттестации необходимо получить возможность планирования карьерного или профессионального роста сотрудника, возможных направлений его дальнейшего использования.

Технология аттестации в свете полученной аналитической информации должна была отвечать следующим параметрам:

    1. Объективно оценивала профессиональные знания, навыки, умения сотрудников
    2. Позволяла разделить профессиональные качества и общечеловеческие
    3. Позволяла планировать:
      1. карьерный и профессиональный рост сотрудника
      2. обучение сотрудника
      3. цели сотрудника на аттестационный период

    4. Гибко и прозрачно увязывать результаты, денежные доходы и бонусы

Вырисовывалась новая схема проведения аттестации (См. рис.3)

Рассмотрим данную схему более подробно. Общий вид аттестации представляет собой 3 основных этапа:

Общая оценка сотрудника, включающая оценку руководителем и самооценку сотрудника

Руководитель оценивает подчиненного по 11 качественным критериям:

    1. Выполнение задач, поставленных на аттестационный период (достижение установленных показателей в деятельности)
    2. Профессиональные знания, навыки и умения, степень их развития
    3. Качество выполняемой работы, отношение к работе
    4. Надежность в работе, готовность идти на встречу потребностям фирмы, пожеланиям руководства
    5. Работоспособность
    6. Умение работать в команде, умение ладить с коллегами, не конфликтность, готовность помочь коллеге, умение пойти на встречу.
    7. Стремление к самосовершенствованию, желание профессионального роста
    8. Потенциальные возможности продвижения по службе
    9. Целеустремленность, способность добиваться результата, не считаясь с личными затратами, переносимыми трудностями
    10. Лояльность по отношению к фирме, способность поставить интересы компании на первое место, честность
    11. Общая удовлетворенность сотрудником

Заполняя общий бланк аттестации ( Приложение 1), как отмечалось ранее, руководитель обязан не только определить балл, но и рейтинг (место в группе) для каждого сотрудника, а также дать пояснения по критериям с низким баллом или рейтингом.

Аналогичный бланк заполняет сотрудник на себя. Критерии остаются теми же, но переформулированными для работника, за исключением пункта 11, который изменен на: “Степень Вашей удовлетворенности работой в компании”.

Таким образом, на каждый критерий мы получаем три оценочных значения:

Ор – оценка руководителя

Ос – оценка сотрудника

Р - рейтинг сотрудника в группе по оценке руководителя.

Кр – коэффициент рассогласования

При анализе результатов можно наблюдать не только количественную оценку отношений, но и количественную оценку рассогласования позиций руководителя и сотрудника.

(Ор1 – Ос1) + (Ор2 – Ос2) +…+ (Ор11 – Ос11) = Кр

Была выявлена прямая связь между величиной Кр и рейтингом сотрудника. Чем выше Кр, тем, как правило, был ниже рейтинг сотрудника в группе, по оценке руководителя. Следовательно, Кр позволял выявлять конфликты, на ранних стадиях их зарождения (подчас даже тогда, когда стороны, еще не вступили в открытую, “горячую” стадию).

Возможность сотрудника указать в бланке свое мнение и оценку деятельности совей, руководителя, коллег позволяли судить о проблемах и настроениях данного сотрудника. Так примерно 15% сотрудников, отмечали нежелание продолжать профессиональное образование, 45% сотрудников, из числа тех, кто хотел продолжать свое развитие, не смогли пояснить, каких именно знаний им не хватает.

Именно это и подтолкнуло нас более тщательно подойти к организации второго этапа процедуры аттестации - оценки знаний, навыков и умений.

Оценка профессиональных знаний, навыков, умений

Данный этап проводится в виде экзаменов. Они необходимы для того, чтобы определить уровень профессиональной подготовки сотрудника и необходимость его дальнейшего обучения (чему и в какие сроки необходимо учить сотрудника).

Отдельным пунктом в экзаменационную оценку входят итоги выполнения практической работы (плановые задания, дебиторка, объемы продаж, количество обработанного товара и проч.)

Экзаменационные задания разрабатывались на основе анализа деятельности различных категорий сотрудников, выделения основных компетенций, необходимых знаний, навыков, умений. Так для торгового представителя это выглядело следующим образом (См. табл. 2):

Таблица 2

Программа экзаменов для торгового представителя

№ п.п.Этапы деятельностиКакие знания, навыки, умения (ЗНУ) необходимыЭкзамены
 

Поиск клиента, заключение договора на поставку

    • Знание основных принципов подбора клиентов
    • Навыки сбора информации о клиентах
    • Знание юридических аспектов заключения договора
    • Знание инструкций и нормативных документов по заключению договоров
    • Умения правильного оформления документов
    • Умения презентации компании, товара
    • Навыки ведения переговоров
    • Навыки аттракции
    • Знание товара
    • Знание конкурентных преимуществ товара
    • Навыки анализа результатов переговоров

    • Юридические аспекты заключения сделки
      • Нормативные документы по оформлению сделки
      • Правила оформления документов

    • Ассортимент
      • Знание поставщиков
      • Знание товара
      • Конкурентные преимущества

    • Коммуникативные навыки
      • Установление контакта
      • Типология клиентов
      • Навыки ведения переговоров
      • Презентация компании и товара

 

Определение ассортимента товара для клиента, поставка товара, текущая работа с клиентом

    • Определение ассортимента, исходя из категории клиента
    • Поставка товара
    • И так далее

  • Маркетинговые аспекты
    • Определение категории клиента

  • Оформление поставки
  • И так далее

       

      На основе такого анализа деятельности были составлены программы экзаменов для основных категорий сотрудников. В программу были включены те вопросы, которые непосредственно связаны с деятельностью данного сотрудника.

      Соответственно, для каждой категории сотрудников разработана своя программа, и по мере роста категории, эта программа усложняется. Данная работа продолжается и в настоящий момент (для вспомогательных категорий).

      Экзаменационные программы розданы сотрудникам, для того, чтобы они могли самостоятельно готовиться к экзаменам. Параллельно, с ними, в течение аттестационного периода, проводятся занятия по всем курсам, выносимым на экзамены.

      Возможно несколько попыток сдачи экзамена. Первая сдача – бесплатно (так как учебный центр, который организует прием экзаменов, работает по хозрасчетной схеме), повторные попытки – платные.

      Итак, мы получаем еще один показатель по аттестации - интегральную экзаменационную оценка.

      Оценка в системе “Сотрудник – сотрудник”

      Третья часть аттестации – оценка сотрудниками друг – друга. По мнению автора, такая оценка необходима, так как позволяет ввести в аттестацию третью оценочную ось – мнение коллектива.

      Для проведения взаимной оценки был разработан бланк, который должен заполнить каждый сотрудник. Бланк содержит 14 оценочных критериев. (см. табл.3)

      Задача сотрудника, обвести тот балл по каждому критерию, которого, по его мнению, заслуживает каждый сотрудник, включая руководителя подразделения. Не смотря на кажущуюся простоту бланка, он оказался достаточно информативным. После того, как все бланки обработаны, мы получаем:

      1. Средний балл по всем критериям (интегральную оценку) для каждого сотрудника (четвертая аттестационная оценка)
      2. Расчетный балл, определяющий сплоченность группы в оценке каждого сотрудника, отдельно, по каждому критерию и интегральный. Данные баллы, позволяют понять, насколько единодушны члены коллектива в оценке своего товарища. Чем выше сплоченность группы по отношению к сотруднику, тем менее выражена дестабилизирующая роль данного сотрудника в коллективе.
      3. Для каждого сотрудника, мы получаем информацию, позволяющую понять, в какой сфере лежат проблемы взаимодействия с коллегами.
      4. Поскольку оценку проходят все сотрудники, включая руководителя, мы получаем информацию по оценке руководителя коллективом. Таким образом, для руководителя мы получаем еще одну аттестационную оценку – мнение подчиненных.
      5. Расчетный балл, определяющий уровень данного подразделения по каждому критерию. Это позволяет косвенно определить нацеленность группы, то есть те критерии, которые в данной группе считаются центральными.
      6. Так как каждый сотрудник оценивает и самого себя, то мы получаем рассогласование оценок, по которому косвенно можем определить причины возникающих межличностных конфликтов в группе, а также судить об уровне притязаний человека.

      Таким образом, помимо очередной аттестационной оценки, мы получаем достаточно большое количество информации не только о каждом сотруднике, но и подразделении в целом.

      По окончанию процедуры аттестации, рассчитывается интегральная аттестационная оценка, которая включает в себя:

        1. Оценку сотрудника руководителем
        2. Самооценку сотрудника
        3. Оценку сотрудника группой

      Итоговая оценка утверждается аттестационной комиссией. Затем интегральная оценка переводится в 10-ти балльную шкалу. Таким образом, каждый сотрудник может набрать от 1 до 10 баллов. В зависимости от набранных баллов определяются изменения в заработной плате, планируется карьерный рост сотрудника.

      При разработке новой методики проведения аттестации, руководствовались следующими принципами:

        1. Максимальной объективности и достоверности результатов
        2. Максимальной информативности
        3. Оптимального соотношения трудоемкости проведения и информативности
        4. Тесной связи результатов аттестации с мотивацией сотрудника
        5. Возможности широкого применения информационных технологий.

      Первые результаты применения данного метода проведения аттестации обнадеживают, мы получили большое количество информации, которая оказалась весьма полезной для руководителей всех подразделений.

      Вместе с тем выявились некоторые сложности:

        1. Достаточно высокая трудоемкость обработки результатов (в основном ввод данных в БД). Это требует выделения отдельного сотрудника для организации и проведения аттестации.
        2. Экзаменационная составляющая аттестации требует значительного объема работы по подготовке экзаменационных заданий и проведению экзаменов. В результате, экзамены проводятся на протяжении 2-х месяцев, предшествующих аттестации.
        3. Требует развития программное обеспечение, которое должно позволять проводить основную часть аттестации непосредственно с рабочих мест руководителей.

      Правильно построенная процедура, позволяет собрать значительное количество ценного материала, позволяющего решать вопросы построения системы карьерного роста, развития сотрудников, предупреждения конфликтов, снижения напряжения в рабочих группах. Она позволяет руководителям, со стороны взглянуть на свое место в коллективе, более объективно подойти к оценке своего вклада в деятельность подразделения, по-новому взглянуть на себя глазами своих сотрудников. Аттестация выступает достаточно мощным стимулирующим фактором для повышения активности подчиненных.

      Справка о компании:

      Компания Торговый Дом “Русьимпорт” основана в 1993 году. В течение девяти лет является одним из крупнейших импортеров и дистрибьюторов вин из стран дальнего зарубежья.

      Сегодня ТД “Русьимпорт” является холдингом, объединяющим более 45 независимых предприятий, расположенных на территории России. Каждое из предприятий является отдельным юридическим лицом, обладает собственной коммерческой и административной структурой, приспособленной к местным условиям и особенностям ведения бизнеса.

      В холдинге работают около тысячи специалистов, аттестация которых проводится в компании два раза в год и является мотивирующим фактором для повышения профессионального уровня и эффективность своей деятельности.





      • онлайн сервисы HRDESK.RU это
      • неограниченное число оценок персонала
      • от 900 руб. в месяц
      • профилирование должностей
      • построение грейдов
      • групповые оценки (360°, 4D)
      • сравнение оцененных компетенций
      • с требованиями профилей должностей
      • ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО!
      • пройдите регистрацию
      • и получите демо-доступ на 3 дня!